ESRS S1 Own Workforce: Guide für die CSRD-Berichterstattung & Mitbestimmung

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) markiert eine Zäsur in der europäischen Unternehmensberichterstattung, wobei der Standard ESRS S1 „Own Workforce“ die zentrale Säule für die soziale Dimension der Nachhaltigkeit bildet. Unternehmen sind künftig verpflichtet, detailliert über ihre Auswirkungen auf die eigene Belegschaft sowie die damit verbundenen Risiken und Chancen zu berichten. Dies umfasst nicht nur festangestellte Mitarbeiter, sondern unter spezifischen Bedingungen auch externe Arbeitskräfte. Für Betriebsräte und Personalverantwortliche stellt sich die zentrale Frage: Wie lassen sich die komplexen Anforderungen des ESRS S1 in messbare Kennzahlen und transparente Prozesse übersetzen? Der Standard fordert Transparenz in hochsensiblen Bereichen wie Arbeitsbedingungen, Gleichbehandlung und Arbeitsschutz. Diese Berichterstattung geht über bloße Compliance hinaus; sie stärkt die strategische Personalentwicklung und die betriebliche Mitbestimmung, indem sie Daten liefert, die bisher oft nur intern oder fragmentiert vorlagen. Die Rechtsgrundlage hierfür bilden die delegierten Rechtsakte zur Richtlinie (EU) 2022/2464, welche eine harmonisierte Darstellung sozialer Aspekte innerhalb der EU sicherstellen sollen.

Der Anwendungsbereich: Wer zählt zur „Own Workforce“?

Ein entscheidender Aspekt des ESRS S1 ist die präzise Definition des Berichtskreises. Unternehmen müssen verstehen, dass die „eigene Belegschaft“ im Sinne der CSRD über den klassischen arbeitsrechtlichen Arbeitnehmerbegriff hinausgehen kann. Die Berichterstattung gliedert sich primär in zwei Kategorien: die direkten Angestellten (Employees) und die nicht-angestellten Arbeitskräfte (Non-employee workers).

Gemäß der Offenlegungspflicht S1-6 (Characteristics of the Undertaking’s Employees) müssen Unternehmen umfassende Daten über ihre festangestellten Mitarbeiter offenlegen. Dies umfasst die Gesamtzahl der Beschäftigten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Regionen. Dabei ist eine Differenzierung zwischen unbefristeten und befristeten Arbeitsverhältnissen sowie zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften zwingend erforderlich. Diese Personalstatistik dient dazu, die Stabilität und Struktur der Beschäftigungsverhältnisse transparent zu machen. Für den Betriebsrat bieten diese Daten eine fundierte Basis, um beispielsweise die Angemessenheit von Befristungsquoten gemäß dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) zu bewerten.

Die zweite Gruppe wird durch die Offenlegungspflicht S1-7 (Characteristics of non-employee workers in the undertaking’s own workforce) definiert. Hierunter fallen Personen, die keine direkten Angestellten sind, deren Arbeit jedoch vom Unternehmen kontrolliert wird oder die in den Kernprojekten des Unternehmens tätig sind. Dies betrifft insbesondere Zeitarbeitnehmer (Leiharbeitnehmer gemäß AÜG), freie Mitarbeiter oder Berater, die direkt in die Betriebsorganisation eingegliedert sind. Die Berichterstattung muss hier unter anderem erläutern, in welchem Umfang das Unternehmen auf solche externen Arbeitskräfte angewiesen ist und welche Arten von Tätigkeiten diese ausführen.

Die Herausforderung für die Praxis liegt in der Datenaggregation. Während Daten zu eigenen Angestellten meist im HR-System (z. B. SAP SuccessFactors oder Workday) vorliegen, müssen Informationen über externe Kräfte oft mühsam aus dem Einkauf oder dem Projektmanagement zusammengeführt werden. Eine klare Abgrenzung ist essenziell, um Doppelzählungen zu vermeiden und die Compliance mit den EFRAG-Standards sicherzustellen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Belegschaftsstruktur prozessual neu erfassen müssen, um den Anforderungen der S1-6 und S1-7 gerecht zu werden.

ESRS S1 Anforderungen: Die thematische Struktur der Berichterstattung

Die inhaltliche Tiefe des ESRS S1 ist weitreichend und eng mit dem allgemeinen Standard ESRS 2 (General Disclosures) verknüpft. Die Berichterstattung folgt einer Logik, die nicht nur statische Kennzahlen abfragt, sondern auch die strategische Einbettung der Belegschaftsthemen in das Geschäftsmodell verlangt.

Die thematische Struktur lässt sich in vier zentrale Säulen unterteilen:

Arbeitsbedingungen: Hierzu zählen Aspekte wie die Gestaltung von Arbeitszeiten, die Work-Life-Balance, eine angemessene Vergütung sowie der Gesundheitsschutz. Das Unternehmen muss darlegen, welche Politiken es verfolgt, um faire Bedingungen zu gewährleisten.
Gleichbehandlung und Chancengleichheit: Dieser Bereich fokussiert auf die Vermeidung von Diskriminierung und die Förderung von Diversität. Kennzahlen wie der Gender Pay Gap oder die Beschäftigungsquote von Menschen mit Behinderungen rücken hier in den Fokus. Rechtlich ist hier insbesondere das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) der nationale Ankerpunkt.
Sonstige arbeitsbezogene Rechte: Dazu gehören die Achtung der Menschenrechte im Betrieb, die Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen. Unternehmen müssen berichten, wie viel Prozent ihrer Belegschaft durch Tarifverträge abgedeckt sind.
Einbeziehung der Betroffenen: Ein Novum der CSRD ist die Pflicht zur Berichterstattung darüber, wie das Unternehmen mit seinen Beschäftigten und deren Vertretern (z. B. dem Betriebsrat) interagiert, um negative Auswirkungen zu identifizieren und abzumildern.

Ein wesentliches Element innerhalb des ESRS S1 ist die Verknüpfung mit den SBM-Anforderungen (Strategy and Business Model). Unternehmen müssen offenlegen, wie ihre Strategie Auswirkungen auf die Belegschaft hat und wie umgekehrt Risiken aus der Belegschaft (z. B. Fachkräftemangel oder hohe Fluktuation) die finanzielle Lage des Unternehmens beeinflussen können. Dies wird im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse (Double Materiality) ermittelt.

Die EFRAG betont in ihren Leitfäden, dass die Berichterstattung nicht als isoliertes Dokument zu betrachten ist. Vielmehr müssen die Offenlegungen zu ESRS S1 konsistent mit den Angaben in den Finanzberichten und anderen Nachhaltigkeitsstandards sein. Für Personalverantwortliche bedeutet dies eine engere Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung und dem Nachhaltigkeitsmanagement, um eine kohärente Erzählweise und Datenbasis zu schaffen. Die strategische Bedeutung wird deutlich, wenn man bedenkt, dass Investoren und Analysten diese Daten zunehmend nutzen, um die Zukunftsfähigkeit und die soziale Stabilität eines Unternehmens zu bewerten.

Quantitative Indikatoren: Messbarkeit von Entgelt und Arbeitssicherheit

Die qualitative Berichterstattung über Strategien und Ansätze wird im ESRS S1 durch einen Katalog präziser quantitativer Kennzahlen (Metrics) ergänzt. Diese Datenpunkte dienen der Vergleichbarkeit und ermöglichen es externen Stakeholdern, die tatsächliche soziale Performance eines Unternehmens objektiv zu bewerten. Für die betriebliche Praxis stehen hierbei insbesondere die Themenfelder Entgeltgerechtigkeit und physische sowie psychische Integrität im Fokus.

Ein zentraler Baustein ist die Offenlegungspflicht S1-10 (Adequate Wages). Unternehmen müssen berichten, ob ihre Angestellten ein angemessenes Entgelt erhalten, das über den gesetzlichen oder tariflichen Mindestlohn hinausgeht. Als Referenzwert dient hier oft das Konzept des „Living Wage“, also ein Lohn, der die Lebenshaltungskosten am jeweiligen Standort deckt. Gemäß den Erläuterungen auf sosesg.com ist diese Kennzahl entscheidend, um Armutsrisiken innerhalb der eigenen Belegschaft zu identifizieren. Für deutsche Unternehmen bedeutet dies eine detaillierte Gegenüberstellung der untersten Entgeltgruppen mit regionalen Benchmarks, was eine enge Abstimmung zwischen Payroll-Management und Controlling erfordert.

Ergänzt wird die Entgeltthematik durch die Kennzahlen zur Entgelttransparenz (S1-16). Hier ist der Gender Pay Gap (geschlechtsspezifisches Lohngefälle) zwingend auszuweisen. Diese Kennzahl korreliert eng mit der Umsetzung des Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG) und bereitet Unternehmen auf die strengeren Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vor. Die Offenlegung verlangt nicht nur den prozentualen Unterschied, sondern auch eine Erläuterung der Ursachen und der Maßnahmen zur Schließung dieser Lücke.

Ein weiterer kritischer Bereich ist die Arbeitssicherheit, definiert in S1-14 (Health and safety metrics). Unternehmen sind verpflichtet, Kennzahlen zu arbeitsbedingten Verletzungen, Unfällen und Erkrankungen zu liefern. Die Berichterstattung umfasst:

Die Anzahl und Quote der meldepflichtigen Arbeitsunfälle.
Die Anzahl der Todesfälle infolge von Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten.
Angaben zu Beinahe-Unfällen und präventiven Maßnahmen.

Nach den Vorgaben von sosesg.com müssen diese Daten nicht nur für die Stammbelegschaft, sondern explizit auch für externe Arbeitskräfte (Non-employee workers) erhoben werden, sofern deren Arbeit vom Unternehmen kontrolliert wird. Dies stellt eine erhebliche operative Herausforderung dar, da die Unfallstatistiken von Zeitarbeitsfirmen oder Subunternehmern oft nicht in Echtzeit vorliegen. Für den Arbeitsschutzausschuss (ASA) bietet diese Transparenzpflicht jedoch die Chance, die Wirksamkeit des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) und der Gefährdungsbeurteilungen nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) auf einer breiteren Datenbasis zu evaluieren.

Strategische Bedeutung und Mitbestimmung des Betriebsrats

Der ESRS S1 transformiert die soziale Berichterstattung von einer freiwilligen PR-Maßnahme in eine prüfungspflichtige Compliance-Aufgabe. In diesem Prozess kommt dem Betriebsrat eine Schlüsselrolle zu. Die CSRD-Berichterstattung ist keine reine Aufgabe der Geschäftsführung oder der HR-Abteilung; sie ist tief im Gefüge der betrieblichen Mitbestimmung verwurzelt.

Gemäß § 80 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze und Unfallverhütungsvorschriften eingehalten werden. Die im Rahmen des ESRS S1 erhobenen Daten liefern hierfür eine objektive Informationsgrundlage. Wenn ein Unternehmen beispielsweise im Rahmen von S1-14 hohe Unfallquoten oder im Rahmen von S1-11 (Social protection) Defizite in der sozialen Absicherung offenlegen muss, kann der Betriebsrat auf Basis dieser Fakten konkrete Verbesserungsmaßnahmen oder Betriebsvereinbarungen einfordern.

Ein wesentlicher Aspekt ist die Beteiligung des Betriebsrats an der Wesentlichkeitsanalyse (Double Materiality). Unternehmen müssen darlegen, wie sie die Interessen der betroffenen Stakeholder berücksichtigen. Da der Betriebsrat der primäre Repräsentant der „Own Workforce“ ist, muss er zwingend in den Prozess der Identifikation wesentlicher Auswirkungen, Risiken und Chancen eingebunden werden. Dies betrifft insbesondere:

Die Bewertung von Risiken durch den Fachkräftemangel (strategische Personalplanung nach § 92 BetrVG).
Die Identifikation von Belastungsschwerpunkten im Bereich der psychischen Gesundheit.
Die Validierung von Daten zur Chancengleichheit und Diversität.

Darüber hinaus dient die Berichterstattung als Spiegel der Unternehmenskultur. Ein transparenter Bericht zu ESRS S1 kann das Vertrauen der Belegschaft stärken und die Position des Unternehmens im „War for Talents“ verbessern (Employer Branding). Gleichzeitig schützt eine fundierte Datenerhebung den Betriebsrat vor einseitigen Darstellungen der Arbeitgeberseite. Die Verknüpfung von CSRD-Anforderungen mit dem Betriebsverfassungsgesetz führt dazu, dass soziale Nachhaltigkeit messbar und damit auch verhandelbar wird. Für die Personalstrategie bedeutet dies: Nachhaltigkeit ist kein „Add-on“ mehr, sondern integraler Bestandteil der Unternehmenssteuerung, der ohne eine aktive Mitbestimmung der Arbeitnehmervertreter nicht rechtssicher umsetzbar ist.

Praxis-Leitfaden für die CSRD-Berichterstattung im Unternehmen

Die operative Umsetzung des ESRS S1 erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, die über die bloße Datenabfrage hinausgeht. Unternehmen sollten einen mehrstufigen Implementierungsprozess etablieren, um die Anforderungen der CSRD rechtssicher zu erfüllen.

Schritt 1: Die Wesentlichkeitsanalyse (Double Materiality)
Der Prozess beginnt zwingend mit der Identifikation der wesentlichen Themen. Hierbei ist die „Doppelte Wesentlichkeit“ entscheidend:

Impact Materiality (Inside-Out): Welche tatsächlichen oder potenziellen negativen Auswirkungen hat die Geschäftstätigkeit auf die Belegschaft? (z. B. Belastung durch Schichtarbeit, Lohnstrukturen).
Financial Materiality (Outside-In): Welche sozialen Themen bergen finanzielle Risiken oder Chancen für das Unternehmen? (z. B. Fachkräftemangel, Reputationsverlust durch Arbeitsunfälle).
Ein Thema ist berichtspflichtig, wenn es in mindestens einer dieser Dimensionen wesentlich ist. Der Betriebsrat sollte hier frühzeitig eingebunden werden, da er über tiefgreifende Kenntnisse der betrieblichen Belastungspunkte verfügt.

Schritt 2: Gap-Analyse und Dateninventur
Nach der Identifikation der wesentlichen Themen erfolgt ein Abgleich mit dem Ist-Zustand. Oftmals liegen Daten zu S1-6 (Mitarbeiterkennzahlen) bereits vor, während Informationen zu S1-7 (externe Arbeitskräfte) oder detaillierte Erläuterungen zu S1-1 (Strategien) fehlen. Es muss geklärt werden, welche IT-Systeme (HRIS, ERP) die notwendigen Daten liefern können und wo manuelle Erhebungsprozesse etabliert werden müssen.

Schritt 3: Aufbau der Reporting-Governance
Die Berichterstattung ist kein isoliertes HR-Projekt. Es empfiehlt sich die Bildung einer interdisziplinären Taskforce aus HR, Sustainability, Finanzen und dem Betriebsrat. Diese Gruppe definiert Verantwortlichkeiten für die Datengüte und stellt sicher, dass die qualitativen Beschreibungen der Politiken mit den quantitativen Kennzahlen korrespondieren.

Schritt 4: Dokumentation und Prüfungsvorbereitung
Da der Nachhaltigkeitsbericht einer externen Prüfungspflicht mit begrenzter Sicherheit (Limited Assurance) unterliegt, ist eine lückenlose Dokumentation der Datenherkunft essenziell. Jede Kennzahl, insbesondere im Bereich Arbeitssicherheit (S1-14) und Entgelt (S1-10), muss durch Primärbelege verifizierbar sein.

Fazit

Der Standard ESRS S1 „Own Workforce“ transformiert die soziale Nachhaltigkeit von einem abstrakten Leitbild in ein hartes Compliance-Instrument. Für Unternehmen bedeutet dies primär einen erhöhten administrativen Aufwand, bietet jedoch gleichzeitig die Chance, die eigene Personalstrategie auf ein datenbasiertes Fundament zu stellen.

Durch die Offenlegungspflichten wird die „Social Performance“ erstmals direkt vergleichbar. Dies erhöht den Druck auf Unternehmen, Defizite bei der Entgeltgerechtigkeit oder im Arbeitsschutz proaktiv anzugehen. Für den Betriebsrat eröffnet sich ein neues Zeitalter der Mitbestimmung: Die CSRD-Daten liefern die objektiven Argumente, um Verbesserungen der Arbeitsbedingungen nicht mehr nur fordern, sondern auf Basis der gesetzlichen Berichterstattung faktisch begründen zu können. Letztlich wird der ESRS S1 zu einem strategischen Hebel für das Employer Branding. Unternehmen, die hier Transparenz zeigen und glaubwürdige Fortschritte nachweisen, werden im Wettbewerb um Talente langfristig im Vorteil sein. Die soziale Dimension der Nachhaltigkeit ist somit kein Kostenfaktor, sondern eine Investition in die Resilienz und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

ESRS S1 Own Workforce: Anforderungen und Leitfaden für die CSRD-Berichterstattung