Eine gelungene Unternehmenskommunikation ist für die zufriedenstellende Zusammenarbeit unvermeidbar. Nur, wenn Mitarbeiter richtig miteinander kommunizieren, kann ein Unternehmen seine beste Leistung erbringen. Dabei müssen sich die Führungskräfte auf den unterschiedlichen Kanälen zurechtfinden und darauf achten, dass die Mitarbeiterkommunikation fair bleibt. Doch was genau bedeutet es, richtig miteinander zu kommunizieren und welche Wege sind dabei für Firmen am sinnvollsten? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was für die kommunikative Zusammenarbeit Ihrer Kollegen wichtig ist und wie Sie dies am besten umsetzen.
Fünf einfache Regeln für bessere Meetings und Unterhaltungen
Egal, ob es sich um ein Meeting unter Kollegen oder die Vorstellung eines neuen Produkts gegenüber dem Kunden handelt: für eine erfolgreiche Kommunikation sollten Sie grundlegende Regeln beachten.
1. Missverständnisse vermeiden:
Stellen Sie zuerst sicher, dass jeder, der am Gespräch beteiligt ist, sich auf demselben Stand befindet. In Ihrem Meeting geht es beispielsweise um das Management. Doch worüber wollen Sie sich austauschen? Sollen neue Managementstrategien her oder möchten Sie über das Personal sprechen? Je detaillierter die Informationen vor Beginn des Meetings sind, desto geringer ist das Risiko eines Missverständnisses.
2. Offene Mimik und Gestik:
Sorgen Sie im Raum dafür, dass alle Beteiligten sich ansehen können oder, falls es ein Online-Meeting ist, jeder seine Kamera eingeschaltet hat. Dadurch wird unbewusst die Bereitschaft zum Zuhören und Zusammenarbeiten sowie Wertschätzung signalisiert und der Referierende fühlt sich wohler. Signalisieren Sie Ihrem Gegenüber mit einem Lächeln, dass Sie ihn ernst nehmen und ihm und seiner Meinung offen gegenüberstehen.
3. Ausreden lassen und zuhören:
Es ist natürlich, dass jeder Mitarbeiter eigene Ziele verfolgt und nicht jeder Angestellte die gleiche Meinung vertritt. Vielleicht finden Sie eine andere Marketingstrategie besser oder Sie sind wütend auf Ihren Arbeitskameraden, weil der Ihren Pitch als seinen ausgegeben hat. Weshalb auch immer Sie schlecht gelaunt sind, versuchen Sie ruhig zu bleiben. Gehen Sie frustriert in die Besprechung, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Streit und ohne Lösung auseinander gehen, hoch. Atmen Sie tief durch und denken Sie daran, dass Ihr Sitznachbar nicht ohne Grund eine gewisse Sichtweise hat. Lassen Sie ihn ausreden und hören Sie zu. Häufig ist die Situation ganz anders als angenommen und es lässt sich eine gemeinsame Lösung finden.
4. Aufeinander eingehen:
Nachdem Ihr Arbeitskamerad seine Sichtweise geschildert hat, sollten Sie sich einen Moment nehmen und seine Aussage reflektieren. Vielleicht sind Ihre Vorstellungen nicht so weit voneinander entfernt wie zuvor angenommen. Wenn Sie dennoch in zwei völlig verschiedene Richtungen denken, ist dies der Moment, um einzulenken. Überlegen Sie, welche Zugeständnisse Sie machen können und legen Sie deutlich fest, von welchen Vorstellungen Sie auf keinen Fall abweichen können. Seien Sie fair und begründen Sie diese Entscheidung. Nur so hat Ihr Gegenüber die Chance, im Gegenzug auf Sie einzugehen.
5. Mit Pausen gegen Stress und schlechte Laune:
Manche Meetings und Gespräche sind vom Inhalt her anstrengend und nervenaufreibend. Bei solchen Themen ist es natürlich, dass jeder Teilnehmer eine gewisse Angespanntheit verspürt. Der Gesprächsleiter sollte darauf achten, dass der Raum gut gelüftet ist, jeder einen angemessen Redeanteil erhält und keiner sich im Ton vergreift. Doch selbst unter diesen Bedingungen droht ab einem bestimmten Zeitpunkt dicke Luft. Planen Sie daher für das Treffen genügend Zeit inklusive Pausen ein und versuchen Sie unter keinen Umständen, eine schnelle Lösung zu erzwingen.
Digitale Kommunikation in Unternehmen
Aufgrund der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen Ihre Angestellten ins Homeoffice schicken. Nicht nur bezüglich Vertrauen und Disziplin war dies eine große Umstellung auf beiden Seiten. Vor allem die unternehmensinterne Kommunikation wurde grundlegend auf den Kopf gestellt. Selbst wenn die Pandemie eines Tages überwunden ist, wird das Konzept des Homeoffice weiter ausgebaut werden. Folgende Tipps und Instrumente machen Ihre Unterhaltung auch auf Distanz erfolgreich:
1. Video-Chats als erste Wahl:
Mimik und Gestik sagen mehr als tausend Worte und können Missverständnisse aus dem Weg räumen. Wenn es Ihnen möglich ist, sollten Sie über einen Anbieter Ihrer Wahl (Zoom, Google Meets, Microsoft Teams etc.) einen Chatroom einrichten. Stellen Sie sicher, dass jeder eine gute Internetverbindung hat und halten Sie unbedingt die Kommunikationsregel ein, die auch bei einem Face-to-Face-Meeting gelten.
2. Eine eigene App oder Intranet statt WhatsApp:
Wer kennt es nicht? Nach stundenlanger harter Arbeit möchte der Angestellte seinen Feierabend genießen. Wenn etwas Dringendes in der Firma vorfällt und niemand sonst die Antwort kennt, ist eine Kontaktaufnahme unausweichlich. Statt Ihrem Mitarbeiter über WhatsApp zu schreiben, sollten Sie es stattdessen mit einer firmeninternen App oder einem Intranet versuchen. Dies ist auch für interne Ankündigungen sinnvoller, weil diese dann nicht in privaten Nachrichten untergehen und Sie meist sehen, wer Ihre Ankündigung gelesen hat.
3. Der klassische Anruf:
Ihr Assistent hat Feierabend gemacht oder ist auf Dienstreise und Sie haben eine dringende Frage, die nicht bis zum nächsten Tag warten kann. In diesen Fällen hilft oft nur ein Anruf. Achten Sie darauf, dass Ihre Stimme sachlich und freundlich bleibt und kein Vorwurf herauszuhören ist. Am Telefon fehlen uns Mimik und Gestik des Gesprächspartners, die zusätzliche Informationen vermitteln. Daher ist es wichtig, besonders auf die Stimmlage und Wortwahl zu achten.
Gespräche zwischen Vorgesetzten und Angestellten
Als Vorgesetzter oder Abteilungsleiter kommen Sie nicht umher, regelmäßige Unterhaltungen unter vier Augen mit den Kollegen zu führen. Manche Themen sind besonders sensibel. Achten Sie daher auf folgende Punkte, um niemanden zu verärgern:
1. Überlegen Sie sich vor dem Gespräch genau, wie Sie vorgehen möchten. Um welches Thema geht es und wie schneiden Sie es am besten an? Machen Sie sich bewusst, was der zentrale Aspekt ist und wie Sie Abweichungen vermeiden können.
2. Wenn Ihr Mitarbeiter auffällig oft krank war oder einen drastischen Fehler gemacht hat, ist dies schädlich für Ihr Unternehmen und Ihr Frust ist häufig groß. Erinnern Sie sich daran, dass Ihr Kollege auch nur ein Mensch ist. Was könnte der Grund sein, dass er so häufig fehlt? Ist eine Abmahnung wirklich notwendig? Hätte der Fehler durch eine bessere Einarbeitung vermieden werden können? Bleiben Sie immer freundlich und vermeiden Sie Vorwürfe.
3. Geben Sie Ihrem Kollegen die Möglichkeit, von alleine seine Sichtweise vorzutragen. Wie schätzt er die Situation ein und welche Lösungsvorschläge hat er? Gehen Sie sachlich auf Fragen und Sorgen ein und holen Sie bei Uneinigkeit eine neutrale Person hinzu. Denken Sie immer daran, dass Entscheidungen Ihrer Angestellten einen Grund haben und der operative Mitarbeiter häufig mehr Einsicht in ein Problem hat als der Teamleiter. Sie leiten Ihre Abteilung, doch der Mitarbeiter im Marketing kennt beispielsweise die neuesten Methoden häufig besser.
Fazit
Interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sind häufig emotionsgeladen. Jeder möchte die eigene Meinung, sein Ziel oder seine Idee vortragen und nicht selten kommt es zu Diskussionen. Um schlechte Laune und Missverständnisse unter Kollegen zu vermeiden, reichen meist schon einheitliche Kommunikationsregeln aus. Achten Sie darauf, dass jeder über das gleiche Thema spricht und geben Sie vor dem Meeting einen Zettel mit den wichtigsten Informationen heraus. Zudem sollten Sie genügend Zeit und Pausen einplanen und auf eine offene und freundliche Haltung aller Beteiligten achten. Manchmal können Mitarbeiter nur digital über Distanzen kommunizieren. In solchen Fällen sollten Gespräche durch Telefonate, Online-Meetings oder Videoanrufe gegenüber Textnachrichten bevorzugt werden. So lassen sich Probleme schneller lösen und es gibt weniger Missverständnisse.
