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Wie Sie die Kom­mu­ni­ka­ti­on in ihrem Unter­neh­men ver­bes­sern können

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Eine gelun­ge­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on ist für die zufrie­den­stel­len­de Zusam­men­ar­beit unver­meid­bar. Nur, wenn Mit­ar­bei­ter rich­tig mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren, kann ein Unter­neh­men sei­ne bes­te Leis­tung erbrin­gen. Dabei müs­sen sich die Füh­rungs­kräf­te auf den unter­schied­li­chen Kanä­len zurecht­fin­den und dar­auf ach­ten, dass die Mit­ar­bei­ter­kom­mu­ni­ka­ti­on fair bleibt. Doch was genau bedeu­tet es, rich­tig mit­ein­an­der zu kom­mu­ni­zie­ren und wel­che Wege sind dabei für Fir­men am sinn­volls­ten? In die­sem Arti­kel erfah­ren Sie alles, was für die kom­mu­ni­ka­ti­ve Zusam­men­ar­beit Ihrer Kol­le­gen wich­tig ist und wie Sie dies am bes­ten umsetzen.

Fünf ein­fa­che Regeln für bes­se­re Mee­tings und Unterhaltungen

Egal, ob es sich um ein Mee­ting unter Kol­le­gen oder die Vor­stel­lung eines neu­en Pro­dukts gegen­über dem Kun­den han­delt: für eine erfolg­rei­che Kom­mu­ni­ka­ti­on soll­ten Sie grund­le­gen­de Regeln beachten.

1. Miss­ver­ständ­nis­se ver­mei­den:
Stel­len Sie zuerst sicher, dass jeder, der am Gespräch betei­ligt ist, sich auf dem­sel­ben Stand befin­det. In Ihrem Mee­ting geht es bei­spiels­wei­se um das Manage­ment. Doch wor­über wol­len Sie sich aus­tau­schen? Sol­len neue Manage­ment­stra­te­gien her oder möch­ten Sie über das Per­so­nal spre­chen? Je detail­lier­ter die Infor­ma­tio­nen vor Beginn des Mee­tings sind, des­to gerin­ger ist das Risi­ko eines Missverständnisses.

2. Offe­ne Mimik und Ges­tik:
Sor­gen Sie im Raum dafür, dass alle Betei­lig­ten sich anse­hen kön­nen oder, falls es ein Online-Mee­ting ist, jeder sei­ne Kame­ra ein­ge­schal­tet hat. Dadurch wird unbe­wusst die Bereit­schaft zum Zuhö­ren und Zusam­men­ar­bei­ten sowie Wert­schät­zung signa­li­siert und der Refe­rie­ren­de fühlt sich woh­ler. Signa­li­sie­ren Sie Ihrem Gegen­über mit einem Lächeln, dass Sie ihn ernst neh­men und ihm und sei­ner Mei­nung offen gegenüberstehen.

3. Aus­re­den las­sen und zuhö­ren:
Es ist natür­lich, dass jeder Mit­ar­bei­ter eige­ne Zie­le ver­folgt und nicht jeder Ange­stell­te die glei­che Mei­nung ver­tritt. Viel­leicht fin­den Sie eine ande­re Mar­ke­ting­stra­te­gie bes­ser oder Sie sind wütend auf Ihren Arbeits­ka­me­ra­den, weil der Ihren Pitch als sei­nen aus­ge­ge­ben hat. Wes­halb auch immer Sie schlecht gelaunt sind, ver­su­chen Sie ruhig zu blei­ben. Gehen Sie frus­triert in die Bespre­chung, ist die Wahr­schein­lich­keit, dass Sie im Streit und ohne Lösung aus­ein­an­der gehen, hoch. Atmen Sie tief durch und den­ken Sie dar­an, dass Ihr Sitz­nach­bar nicht ohne Grund eine gewis­se Sicht­wei­se hat. Las­sen Sie ihn aus­re­den und hören Sie zu. Häu­fig ist die Situa­ti­on ganz anders als ange­nom­men und es lässt sich eine gemein­sa­me Lösung finden.

4. Auf­ein­an­der ein­ge­hen:
Nach­dem Ihr Arbeits­ka­me­rad sei­ne Sicht­wei­se geschil­dert hat, soll­ten Sie sich einen Moment neh­men und sei­ne Aus­sa­ge reflek­tie­ren. Viel­leicht sind Ihre Vor­stel­lun­gen nicht so weit von­ein­an­der ent­fernt wie zuvor ange­nom­men. Wenn Sie den­noch in zwei völ­lig ver­schie­de­ne Rich­tun­gen den­ken, ist dies der Moment, um ein­zu­len­ken. Über­le­gen Sie, wel­che Zuge­ständ­nis­se Sie machen kön­nen und legen Sie deut­lich fest, von wel­chen Vor­stel­lun­gen Sie auf kei­nen Fall abwei­chen kön­nen. Sei­en Sie fair und begrün­den Sie die­se Ent­schei­dung. Nur so hat Ihr Gegen­über die Chan­ce, im Gegen­zug auf Sie einzugehen.

5. Mit Pau­sen gegen Stress und schlech­te Lau­ne:
Man­che Mee­tings und Gesprä­che sind vom Inhalt her anstren­gend und ner­ven­auf­rei­bend. Bei sol­chen The­men ist es natür­lich, dass jeder Teil­neh­mer eine gewis­se Ange­spannt­heit ver­spürt. Der Gesprächs­lei­ter soll­te dar­auf ach­ten, dass der Raum gut gelüf­tet ist, jeder einen ange­mes­sen Rede­an­teil erhält und kei­ner sich im Ton ver­greift. Doch selbst unter die­sen Bedin­gun­gen droht ab einem bestimm­ten Zeit­punkt dicke Luft. Pla­nen Sie daher für das Tref­fen genü­gend Zeit inklu­si­ve Pau­sen ein und ver­su­chen Sie unter kei­nen Umstän­den, eine schnel­le Lösung zu erzwingen.

Digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on in Unternehmen

Auf­grund der Coro­na-Pan­de­mie muss­ten vie­le Unter­neh­men Ihre Ange­stell­ten ins Home­of­fice schi­cken. Nicht nur bezüg­lich Ver­trau­en und Dis­zi­plin war dies eine gro­ße Umstel­lung auf bei­den Sei­ten. Vor allem die unter­neh­mens­in­ter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on wur­de grund­le­gend auf den Kopf gestellt. Selbst wenn die Pan­de­mie eines Tages über­wun­den ist, wird das Kon­zept des Home­of­fice wei­ter aus­ge­baut wer­den. Fol­gen­de Tipps und Instru­men­te machen Ihre Unter­hal­tung auch auf Distanz erfolgreich:

1. Video-Chats als ers­te Wahl:
Mimik und Ges­tik sagen mehr als tau­send Wor­te und kön­nen Miss­ver­ständ­nis­se aus dem Weg räu­men. Wenn es Ihnen mög­lich ist, soll­ten Sie über einen Anbie­ter Ihrer Wahl (Zoom, Goog­le Meets, Micro­soft Teams etc.) einen Chat­room ein­rich­ten. Stel­len Sie sicher, dass jeder eine gute Inter­net­ver­bin­dung hat und hal­ten Sie unbe­dingt die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­re­gel ein, die auch bei einem Face-to-Face-Mee­ting gelten.

2. Eine eige­ne App oder Intra­net statt Whats­App:
Wer kennt es nicht? Nach stun­den­lan­ger har­ter Arbeit möch­te der Ange­stell­te sei­nen Fei­er­abend genie­ßen. Wenn etwas Drin­gen­des in der Fir­ma vor­fällt und nie­mand sonst die Ant­wort kennt, ist eine Kon­takt­auf­nah­me unaus­weich­lich. Statt Ihrem Mit­ar­bei­ter über Whats­App zu schrei­ben, soll­ten Sie es statt­des­sen mit einer fir­men­in­ter­nen App oder einem Intra­net ver­su­chen. Dies ist auch für inter­ne Ankün­di­gun­gen sinn­vol­ler, weil die­se dann nicht in pri­va­ten Nach­rich­ten unter­ge­hen und Sie meist sehen, wer Ihre Ankün­di­gung gele­sen hat.

3. Der klas­si­sche Anruf:
Ihr Assis­tent hat Fei­er­abend gemacht oder ist auf Dienst­rei­se und Sie haben eine drin­gen­de Fra­ge, die nicht bis zum nächs­ten Tag war­ten kann. In die­sen Fäl­len hilft oft nur ein Anruf. Ach­ten Sie dar­auf, dass Ihre Stim­me sach­lich und freund­lich bleibt und kein Vor­wurf her­aus­zu­hö­ren ist. Am Tele­fon feh­len uns Mimik und Ges­tik des Gesprächs­part­ners, die zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen ver­mit­teln. Daher ist es wich­tig, beson­ders auf die Stimm­la­ge und Wort­wahl zu achten.

Gesprä­che zwi­schen Vor­ge­setz­ten und Angestellten

Als Vor­ge­setz­ter oder Abtei­lungs­lei­ter kom­men Sie nicht umher, regel­mä­ßi­ge Unter­hal­tun­gen unter vier Augen mit den Kol­le­gen zu füh­ren. Man­che The­men sind beson­ders sen­si­bel. Ach­ten Sie daher auf fol­gen­de Punk­te, um nie­man­den zu verärgern:

1. Über­le­gen Sie sich vor dem Gespräch genau, wie Sie vor­ge­hen möch­ten. Um wel­ches The­ma geht es und wie schnei­den Sie es am bes­ten an? Machen Sie sich bewusst, was der zen­tra­le Aspekt ist und wie Sie Abwei­chun­gen ver­mei­den können.

2. Wenn Ihr Mit­ar­bei­ter auf­fäl­lig oft krank war oder einen dras­ti­schen Feh­ler gemacht hat, ist dies schäd­lich für Ihr Unter­neh­men und Ihr Frust ist häu­fig groß. Erin­nern Sie sich dar­an, dass Ihr Kol­le­ge auch nur ein Mensch ist. Was könn­te der Grund sein, dass er so häu­fig fehlt? Ist eine Abmah­nung wirk­lich not­wen­dig? Hät­te der Feh­ler durch eine bes­se­re Ein­ar­bei­tung ver­mie­den wer­den kön­nen? Blei­ben Sie immer freund­lich und ver­mei­den Sie Vorwürfe.

3. Geben Sie Ihrem Kol­le­gen die Mög­lich­keit, von allei­ne sei­ne Sicht­wei­se vor­zu­tra­gen. Wie schätzt er die Situa­ti­on ein und wel­che Lösungs­vor­schlä­ge hat er? Gehen Sie sach­lich auf Fra­gen und Sor­gen ein und holen Sie bei Unei­nig­keit eine neu­tra­le Per­son hin­zu. Den­ken Sie immer dar­an, dass Ent­schei­dun­gen Ihrer Ange­stell­ten einen Grund haben und der ope­ra­ti­ve Mit­ar­bei­ter häu­fig mehr Ein­sicht in ein Pro­blem hat als der Team­lei­ter. Sie lei­ten Ihre Abtei­lung, doch der Mit­ar­bei­ter im Mar­ke­ting kennt bei­spiels­wei­se die neu­es­ten Metho­den häu­fig besser.

Fazit

Inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on inner­halb eines Unter­neh­mens sind häu­fig emo­ti­ons­ge­la­den. Jeder möch­te die eige­ne Mei­nung, sein Ziel oder sei­ne Idee vor­tra­gen und nicht sel­ten kommt es zu Dis­kus­sio­nen. Um schlech­te Lau­ne und Miss­ver­ständ­nis­se unter Kol­le­gen zu ver­mei­den, rei­chen meist schon ein­heit­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­re­geln aus. Ach­ten Sie dar­auf, dass jeder über das glei­che The­ma spricht und geben Sie vor dem Mee­ting einen Zet­tel mit den wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen her­aus. Zudem soll­ten Sie genü­gend Zeit und Pau­sen ein­pla­nen und auf eine offe­ne und freund­li­che Hal­tung aller Betei­lig­ten ach­ten. Manch­mal kön­nen Mit­ar­bei­ter nur digi­tal über Distan­zen kom­mu­ni­zie­ren. In sol­chen Fäl­len soll­ten Gesprä­che durch Tele­fo­na­te, Online-Mee­tings oder Video­an­ru­fe gegen­über Text­nach­rich­ten bevor­zugt wer­den. So las­sen sich Pro­ble­me schnel­ler lösen und es gibt weni­ger Missverständnisse.

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